Klachtenregeling Orion Immigration Law

Versie: oktober 2025

Artikel 1: Begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
1. klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen over Orion Immigration Law, een bij Orion Immigration Law werkzame jurist of een onder verantwoordelijkheid van een jurist werkzame persoon die door een klager aan de klachtenfunrcionaris van Orion Immigration Law wordt kenbaar gemaakt en waarin wordt geklaagd over:
  1. de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht;
  2. de kwaliteit van de dienstverlening; of
  3. de hoogte van het tarief.
2. klager: een cliënt van Orion Immigration Law, een wettelijk vertegenwoordiger van een cliënt van Orion Immigration Law, een schriftelijk gemachtigde van een cliënt van Orion Immigration Law voorzover de schriftelijke machtiging specifiek het indienen van een klacht beduidt, of een derde met een zelfstandig, rechtstreeks belang, die een klacht aan de klachtenfunctionaris van Orion Immigration Law kenbaar maakt;
3. klachtenfunctionaris: een bij Orion Immigration Law werkzame jurist die door het bestuur van het kantoor is belast met de afhandeling van klachten.
In afwijking van lid 1, onder 1, worden klachten in de zin van paragraaf 4 van de Advocatenwet voor de toepassing van deze kantoorklachtenregeling niet als klacht beschouwd.
Uitingen van ongenoegen zoals omschreven in lid 1, onder 1 worden, in aanvulling op dat artikellid, eveneens als klachten aangemerkt indien deze niet schriftelijk, maar langs elektronische weg worden ingediend bij een klachtenfunctionaris, mits de datum van ontvangst en de inhoud van de klacht met voldoende nauwkeurigheid bepaalbaar zijn..

Artikel 2: Toepassingsbereik

Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Orion Immigration Law B.V. en de cliënt.
Iedere jurist van Orion Immigration Law draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3: Doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van klagers vast te stellen;
voorzien in een wettelijke plicht, behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4: Informatie bij aanvang dienstverlening

Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De jurist wijst de cliënt er vóór of bij het aangaan van de overeenkomst van opdracht op dat Orion Immigration Law een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
Orion Immigration Law heeft in de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
Klachten die na behandeling volgens deze klachtenregeling niet zijn opgelost, kunnen worden voorgelegd aan de rechtbank. Met schriftelijke instemming van zowel klager als het bestuur van Orion Immigration Law kan in dit geval eveneens een bindend advies worden gezocht, of kan de klacht worden voorgelegd aan een arbiter of een geschilleninstantie.

Artikel 5: Interne klachtprocedure

Indien een klager Orion Immigration Law benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar het bestuur. Het bestuur wijst een klachtenfunctionaris aan. Indien de klacht een lid van het bestuur betreft, dan zal dit bestuurslid voorzover redelijkerwijs mogelijk niet deelnemen aan de beslissing om een klachtenfunctionaris aan te wijzen, en heeft het de voorkeur dat dit bestuurslid niet optreedt als klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
Degene over wie is geklaagd tracht samen met de klager tot een oplossing te komen, al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht, of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk of langs elektronische weg op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel van de klachtenfunctionaris over de klacht.

Artikel 6: Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7: Verantwoordelijkheden

De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8: Klachtregistratie

De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
Minimaal eenmaal per jaar worden de verslagen en de aanbevelingen door het bestuur besproken en ter besluitvorming voorgelegd.